Como gerar e emitir faturas a um grupo ou a todos os alunos?

Como gerar e emitir faturas a um grupo ou a todos os alunos?

Faturar na Educabiz pode ser bastante simples se utilizar a função de faturamento em grupo.


Entre no menu superior "Financeiro". Aqui você tem possibilidade de faturar a instituição toda de uma vez. No menu lateral esquerdo estão listados todos os passos do processo de emissão:


1. Movimentos em aberto

Nesta área encontra os movimentos de todos os alunos, ou seja, todos os itens disponíveis para cobrar para cada aluno. Para garantir que todos os movimentos estão presentes clique no botão "Verificar agora". Este processo irá verificar em cada aluno todos os itens a serem cobrados.



Os movimentos são gerados automaticamente pelo sistema no dia que estiver definido nas definições financeiras da plataforma no menu Administração.

Selecione os movimentos pretendidos, no topo pode selecionar todos de uma vez, e terá 3 opções:

  • Gerar rascunho - gerar os rascunhos das faturas com os itens selecionados;

  • Eliminar movimentos - elimina os itens selecionados;

  • Suspender movimentos - esconde os itens selecionados até ao próximo período de faturamento.




2. Emissão de faturas

Depois de gerados os rascunhos, você encontra nesta área os rascunhos das faturas. Pode entrar nestes documentos e fazer as alterações que necessitar (por exemplo: um desconto neste mês, ou uma observação específica).


Selecione os documentos e terá as seguintes opções:

  • Emitir - irá gerar as faturas e enviá-las automaticamente para os responsáveis;

  • Eliminar - irá excluir o rascunho da fatura. Os movimentos do documento voltam para o passo anterior - movimentos em aberto;

  • Aviso de cobrança - envia aos responsáveis um e-mail com o valor a pagar neste mês. Não envia nenhum documento nem os itens que constam na fatura. Apenas o valor total;

  • Aplicar desconto - se necessitar aplicar um desconto selecione as faturas desejadas e clique em aplicar desconto. Este desconto sobrepõe-se aos descontos que já possam existir nos rascunhos;

  • Inserir observação - uma forma simples de inserir uma observação em todas as cobranças selecionadas;

  • Data de vencimento - selecione esta opção se quiser alterar a data de vencimento dos documentos selecionados antes da sua emissão.





3. Faturas para entrega

Ao emitir as faturas elas seguem automaticamente por e-mail e via aplicativo. Contudo, caso o responsável não tenha o seu e-mail cadastrado, esses documentos são retidos neste item para que possa imprimir e entregar em mãos.  Selecione os documentos e marque como entregues.



4. Pagamentos em aberto

A lista de documentos que ainda aguardam pagamento e que estão dentro do vencimento.


Para os documentos que ficam na lista pode fazer as seguinte operações nos documentos selecionados:

  • Enviar e-mail - Com a possibilidade de anexar a fatura, por exemplo, envie uma mensagem para relembrar a data de vencimento;

  • Imprimir - Se necessitar imprimir faturas para entregar aos responsáveis;

  • Pagar - Para dar baixa no pagamento e emitir o recibo, clique em <Pagar>. Indique o método de pagamento utilizado para cada documento. Após dar baixa neste pagamento, um Recibo é encaminhado automaticamente para o responsável por e-mail e aplicativo. É possível emitir recibos com pagamentos parciais da fatura, basta que depois defina o valor que o responsável já pagou. Pode também incluir uma observação no recibo.

  • N. Crédito - se quiser emitir uma nota de crédito. Neste caso, a fatura é anulada e os movimentos que lá constavam voltam para os “Movimentos em aberto” para que possa fazer uma nova fatura corrigida.



5. Pagamentos em atraso

Neste item você visualiza as faturas que passaram da data de vencimento. É onde consegue visualizar todos os valores em atraso.

As funcionalidades disponíveis são as mesmas do item anterior (4). 





6. Recibos para entrega

Da mesma forma que as faturas para entrega são separadas para impressão quando os responsáveis não possuem e-mail cadastrado, o mesmo acontece com os recibos.

Caso o responsável não tenha o seu e-mail cadastrado, esses documentos são retidos neste item para que possa imprimir e entregar em mãos.




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